Te cuento mi película
: yo uso Lightroom porque me permite tener todo el flujo de trabajo centralizado en una sola aplicación y eso me resulta muy cómodo, pero hay programas específicos de manejo y catalogación de archivos, como el Bridge, que ha mencionado Toni.
Al importar las fotos de la tarjeta a la biblioteca de Lightroom hago todo esto de un viaje ya semiautomatizado: 1) Ubicar los archivos en la carpeta de destino (en mi caso, una por año y alojada en un disco externo); 2) Renombrar las fotos con el formato 20121126_XXXXX, donde el primer tramo es la típica secuencia año_mes_día, y el segundo, una serie corrida de cinco dígitos que pongo a cero cada año pero que realmente no tiene mayor importancia (podría volver a empezar en cada sesión, ya que solo sirve para que no coincida el nombre de ningún archivo); 3) Incluyo en la importación las palabras clave que sean genéricas para la sesión, es decir, que vayan a llevar todas las fotos; 4) Lo mismo para los datos de "Ubicación secundaria", "Ciudad", "Provincia" y "País". Si las fotos solo comparten alguno de esos cuatro, relleno esos y dejo los demás para después; 5) Introducir la autoría de la foto y grabar una leyenda de copyright; y 6) Convertir los RAW a DNG (no me preguntes por qué, manía mía 8)).
Cuando acaba el proceso de importación, reviso las fotos. Me cargo las que me parece que merecen ese cruel destino
; revelo las que más o menos me convencen; y se quedan sin revelar las que creo que no merecen la pena pero que, sin embargo, por la razón que sea, sí deseo conservar. Hecho esto, remato la catalogación: palabras clave que van solo en determinadas fotos, y datos de localización también específicos. Luego, las califico con estrellitas, de 1 a 5, y finalmente añado etiquetas de color según la naturaleza y destino de la foto, aunque esto solo con algunas concretas, la mayoría se quedan sin ella.
Como por otra parte tengo configuradas colecciones inteligentes vinculadas con las palabras clave, la calificación y las etiquetas de color que uso, al acabar ya dispongo de un conjunto de colecciones según los criterios que he establecido previamente.
La ventaja de este sistema es que permite localizar cualquier foto, tanto una concreta de la que te acuerdas vagamente ("Sí, hombre, aquella foto de Eva que estaba en una playa de Llanes haciendo castillos de arena..."), como otras inconcretas que cumplan determinadas condiciones ("Fotos de buitres en vuelo tomadas en el cañón del río Lobos en el 2008 y que tengan entre 4 y 5 estrellas")... Y unas y otras las encuentras ipso facto
.
Sobre qué conjunto de palabras clave usar, me parece que el único bueno es el que se cree cada uno. Hay listas de todo tipo circulando por la red (desde superespecíficas, con mogollón de términos, hasta muy genéricas) y si quieres, yo te paso la que he ido formando con los años, pero realmente te van a servir de poco (ya me dirás para qué narices puedes querer una retahíla interminable de especies de
paxarinos, por ejemplo ;D), porque la potencia de la catalogación está en que responda exactamente a tus necesidades, al tipo de fotos que hagas y a lo que quieras recordar de cada una. Como punto de partida, ten en cuenta que no es recomendable usar palabras muy genéricas, que acaben llevando muchísimas fotos; que tampoco conviene tener una lista interminable, que sea difícil de manejar o de tener más o menos en la cabeza; y que, por supuesto, las palabras se organizan de forma jerarquizada ("Animales/Aves/Rapaces/Buitres", por ejemplo), lo cual facilita mucho su uso y su dominio.
Y creo que no me dejo nada sustancial. Pero ya sabes, ante cualquier duda, pregunta
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. Si compartes ese punto de vista, me atrevo a darte un consejo: a la larga solo hay un método que puede llegar a ser eficaz: las palabras clave. Ni las fechas, ni las carpetas, ni las sesiones o eventos... Cuando pasan los años y el archivo crece y crece y crece, empiezas a olvidar fechas, a confundir sitios, a perderte en un laberinto de carpetas. Contra eso, solo hay un remedio: una buena organización en palabras clave, complementada con una correcta gestión de atributos (etiquetas de color, marcas, calificación...). Es cierto que al principio cuesta y que obliga a una disciplina espartana: foto que entra en el catálogo, foto que hay que etiquetar y hay que hacerlo ya, no se puede dejar para más tarde, porque hay riesgo de que ese más tarde sea nunca. Pero el procedimiento se puede automatizar bastante hasta convertirlo en rápido y muy llevadero, y a la larga compensa, y mucho 
)
